A medida que se acerca la aplicación plena del nuevo sistema de facturación, los departamentos financieros trasladan a sus asesores preguntas muy concretas sobre Verifactu: qué implica para las empresas en 2026 en el día a día de su facturación. En este artículo recopilamos las cuestiones más planteadas, con ejemplos prácticos que ilustran cómo se aplican las nuevas obligaciones en situaciones habituales de la actividad empresarial.
¿Todas las empresas deben adaptar su software al mismo tiempo?
No. La entrada en vigor de las obligaciones se ha diferenciado según el tipo de contribuyente, distinguiendo entre entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y personas físicas en régimen de estimación directa o de módulos. En 2026, buena parte de las sociedades mercantiles ya deben operar con sistemas informáticos de facturación adaptados, mientras que otros colectivos disponen de plazos posteriores. Conviene verificar en qué fecha concreta resulta exigible la adaptación para el caso particular de cada empresa, ya que aplicar el nuevo sistema antes de lo necesario no genera ningún perjuicio, mientras que hacerlo después del plazo exigible sí puede derivar en sanciones.
¿Qué pasa si mi programa de facturación actual no está adaptado?
Utilizar un sistema no conforme una vez llegada la fecha de exigibilidad constituye una infracción tributaria, tanto para la empresa usuaria como para el proveedor del software. Un caso frecuente es el de pequeñas empresas que utilizan hojas de cálculo personalizadas para emitir sus facturas: este tipo de herramientas, salvo que incorporen las funcionalidades exigidas de trazabilidad e inalterabilidad, dejan de ser válidas para facturar una vez llegada la fecha de aplicación, por lo que resulta imprescindible migrar a un programa homologado con la debida antelación.
¿Puedo seguir corrigiendo manualmente una factura con un error?
No de la forma en que se hacía antes. Si se detecta un error después de generado el registro de facturación, ya no es posible simplemente editar o eliminar la factura, sino que debe emitirse la correspondiente factura rectificativa siguiendo el procedimiento que el propio sistema homologado establezca, dejando constancia de la relación entre la factura original y la rectificativa dentro de la cadena de registros.
¿Es obligatorio enviar las facturas a la Agencia Tributaria en tiempo real?
Depende de la modalidad elegida por la empresa. Existen sistemas que remiten la información de forma inmediata y sistemas que, cumpliendo los mismos requisitos de integridad, no realizan ese envío automático. Un ejemplo práctico es el de una empresa que opta por la modalidad sin envío inmediato por motivos de infraestructura tecnológica: esta opción es perfectamente legal, aunque implica que, ante una comprobación, la empresa deberá poner a disposición de la Administración los registros conservados, sin beneficiarse de la mayor agilidad probatoria que ofrece la modalidad de envío inmediato.
¿Qué ocurre con las facturas simplificadas y los tickets?
Las facturas simplificadas también quedan sujetas a los requisitos de Verifactu, lo que resulta especialmente relevante para negocios de cara al público como comercios minoristas, hostelería o determinados servicios profesionales, que deberán asegurarse de que sus terminales de punto de venta incorporan las funcionalidades exigidas, incluyendo la generación del código QR correspondiente en cada ticket emitido a partir de la fecha de aplicación.
¿Cómo afecta Verifactu a una empresa con varias delegaciones?
Cuando una empresa opera con distintas delegaciones o puntos de venta, cada uno de ellos debe utilizar un sistema informático de facturación conforme a la normativa, y la trazabilidad exigida se predica del conjunto de la actividad facturadora de la entidad. Un caso habitual es el de una cadena de tiendas que utiliza un sistema centralizado de facturación: en este supuesto, conviene verificar que la solución tecnológica contratada garantiza la generación de huellas encadenadas de forma coherente entre todos los puntos de emisión, evitando duplicidades o saltos en la numeración que puedan generar incoherencias detectables por la Administración.
¿Qué sanciones existen por incumplimiento?
El régimen sancionador distingue entre las infracciones cometidas por los fabricantes o comercializadores de software no conforme y las cometidas por las empresas usuarias que utilicen dichos sistemas conociendo su falta de adaptación. Las cuantías pueden resultar significativas, y se aplican de forma independiente por cada ejercicio en que se mantenga el incumplimiento, lo que convierte la adaptación temprana en la opción más razonable desde el punto de vista del riesgo fiscal.
¿Verifactu afecta a las facturas emitidas a otras empresas o solo a consumidores finales?
Afecta a todas las facturas emitidas en el desarrollo de la actividad, con independencia de que el destinatario sea otra empresa, un profesional o un consumidor final. Un ejemplo habitual es el de una empresa de servicios B2B que factura exclusivamente a otras sociedades: aunque no emita tickets al público, su sistema de facturación debe cumplir igualmente los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por Verifactu, ya que la norma no distingue el tipo de destinatario de la factura a la hora de exigir el cumplimiento de estos requisitos técnicos.
¿Qué debo revisar antes de firmar con un nuevo proveedor de software de facturación?
Conviene solicitar al proveedor la declaración responsable de cumplimiento normativo, comprobar que el sistema genera correctamente la huella electrónica encadenada y el código QR exigido, y verificar si la solución contempla la modalidad de envío inmediato o la modalidad sin envío, evaluando cuál resulta más adecuada según el volumen de facturación y la estructura organizativa de la empresa. También es recomendable solicitar información sobre el procedimiento de migración de los datos históricos de facturación al nuevo sistema, un aspecto que en ocasiones se pasa por alto y que puede generar discontinuidades en el histórico de facturación de la empresa si no se planifica correctamente con antelación suficiente al cambio de sistema.
¿Qué sucede si el sistema falla técnicamente durante la emisión de una factura?
Los sistemas homologados deben contemplar mecanismos de contingencia para estos supuestos, de manera que la empresa pueda seguir facturando aun cuando se produzca una incidencia técnica puntual, generando posteriormente los registros correspondientes de forma coherente con la cadena de facturación una vez restablecido el servicio. Resulta recomendable que la empresa conozca de antemano el protocolo de contingencia de su proveedor y lo comunique al personal encargado de la facturación, para evitar interrupciones prolongadas de la actividad comercial ante una incidencia informática puntual.
¿Debo informar a mis clientes o proveedores del cambio de sistema?
No existe una obligación legal específica de comunicar el cambio a clientes o proveedores, pero resulta recomendable hacerlo cuando el nuevo sistema modifica aspectos visibles de la factura, como la incorporación del código QR o cambios en la numeración, de forma que los destinatarios no interpreten estas novedades como una anomalía. Además, si la empresa forma parte de una cadena de suministro con proveedores que también deben adaptarse, puede resultar útil coordinar los plazos de implantación para evitar incidencias en la conciliación de facturas entre las partes durante el periodo de transición.
¿Qué formación necesita el personal administrativo?
Más allá de la formación específica sobre el manejo del nuevo programa de facturación, conviene que el personal administrativo comprenda el fundamento del cambio normativo, especialmente en lo relativo a la imposibilidad de alterar registros ya generados y al nuevo procedimiento de emisión de facturas rectificativas. Una formación superficial, centrada solo en los aspectos técnicos del software, suele traducirse en errores operativos durante los primeros meses de convivencia con el nuevo sistema, por lo que es recomendable dedicar sesiones específicas a explicar el porqué de cada nuevo requisito y no únicamente el cómo utilizarlo en la práctica diaria de facturación.
¿Cómo puede ayudarte LRB Tax & Legal / ValiTax?
En ValiTax analizamos el impacto de Verifactu sobre la operativa concreta de cada empresa y, cuando la adaptación tardía ha derivado en un requerimiento o en el inicio de actuaciones de comprobación, ofrecemos defensa ante la inspección de la AEAT para proteger los intereses de la empresa y minimizar las consecuencias de cualquier incidencia detectada en los sistemas de facturación utilizados durante el periodo de transición hacia el nuevo modelo.
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