La entrada en vigor progresiva de la facturación electrónica obligatoria genera cada semana nuevas dudas entre empresarios y autónomos: desde cuándo empieza a aplicarse en cada caso concreto, hasta qué ocurre si un cliente no puede recibir facturas en el nuevo formato. En este artículo recopilamos las preguntas más habituales que recibimos de empresas de distintos sectores y las ilustramos con casos prácticos que ayudan a entender cómo aplicar la normativa en situaciones reales del día a día empresarial.
¿A partir de cuándo debo emitir facturas electrónicas?
El calendario de aplicación depende del volumen de facturación de cada empresa o autónomo, existiendo un primer plazo para quienes superan un determinado umbral de facturación anual y un plazo posterior para el resto de operadores. Esta gradación busca facilitar la adaptación progresiva del tejido empresarial, pero exige que cada empresa identifique con precisión en qué grupo se encuentra para no llegar tarde a la fecha que le corresponda.
¿Qué pasa si mi cliente no puede recibir facturas electrónicas todavía?
Durante el periodo de convivencia entre distintos calendarios de implantación, es previsible que algunas empresas emisoras ya estén obligadas mientras que ciertos receptores todavía no lo estén, lo que exige prever mecanismos de recepción que permitan a estos últimos acceder a la factura en el formato adecuado, normalmente a través de plataformas o soluciones tecnológicas que ofrezcan también una representación legible de la factura para quien todavía no haya adaptado sus sistemas de recepción automatizada.
Caso práctico: proveedor obligado y cliente aún no adaptado
Una empresa de servicios que ya está obligada a facturar electrónicamente presta servicios a un cliente de menor tamaño que todavía no ha adaptado sus sistemas. En este escenario, la empresa emisora debe garantizar que la factura electrónica generada cumple los requisitos exigidos, pudiendo poner a disposición del cliente además una copia en un formato legible, sin que ello exima a la empresa emisora de cumplir con sus propias obligaciones de emisión, remisión y conservación conforme a la normativa vigente.
¿Debo cambiar mi programa de facturación actual?
No necesariamente es preciso adquirir un programa completamente nuevo, pero sí resulta imprescindible comprobar que el software utilizado cumple los requisitos técnicos exigidos, tanto en materia de formato estructurado como, en su caso, en materia de sistemas de facturación certificados orientados a garantizar la integridad y trazabilidad de los registros. Muchas soluciones de facturación ya existentes en el mercado están actualizando sus versiones para adaptarse a la nueva normativa, por lo que conviene consultar con el proveedor tecnológico habitual antes de plantearse un cambio completo de sistema.
Caso práctico: pyme con software de facturación desactualizado
Una pyme que utiliza desde hace años un programa de facturación que ya no recibe actualizaciones del fabricante puede encontrarse con que dicho software no podrá adaptarse a los nuevos requisitos, lo que obliga a planificar con tiempo la migración a una solución compatible, evitando dejar esta decisión para las últimas semanas antes de la entrada en vigor de la obligación que le corresponda según su volumen de facturación.
¿Qué ocurre si emito una factura que no cumple el formato exigido?
Una factura que no respete el formato estructurado exigido puede ser rechazada por el sistema del receptor, lo que retrasa el reconocimiento del gasto y del IVA soportado por parte de dicho receptor, además de generar incidencias en la conciliación contable de ambas partes. Más allá de este efecto operativo inmediato, el incumplimiento reiterado de esta obligación puede dar lugar a la apertura de un procedimiento sancionador por parte de la Administración tributaria.
- Comprobar periódicamente que las facturas emitidas se validan correctamente en los sistemas de los principales clientes.
- Mantener un canal de comunicación ágil con el departamento de administración de los clientes para resolver incidencias de formato con rapidez.
- Revisar los datos maestros de clientes y proveedores para evitar rechazos derivados de errores en identificadores fiscales.
- Documentar los envíos y las incidencias de facturación para poder acreditar el cumplimiento diligente de la obligación en caso de comprobación.
¿Afecta esta obligación a los autónomos con pocos clientes?
Sí, la obligación alcanza en general a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas en sus relaciones comerciales con otras empresas, con independencia del número de clientes que tengan, si bien el calendario de implantación puede ofrecerles un plazo de adaptación mayor en función de su volumen de facturación. Conviene no confundir el menor volumen de operaciones con una exención de la obligación, ya que ambos conceptos son independientes.
¿Qué ocurre con las facturas simplificadas y los tiques?
Uno de los aspectos que más dudas genera es el tratamiento de las facturas simplificadas y los tiques emitidos en operaciones de escaso importe, ya que la obligación de facturación electrónica se centra fundamentalmente en las relaciones entre empresarios y profesionales, mientras que las operaciones con consumidores finales pueden mantener, en determinados supuestos, un régimen distinto. No obstante, conviene revisar caso por caso si la contraparte actúa como empresario o profesional, ya que en ese supuesto la operación podría quedar sujeta a la obligación de facturación electrónica con independencia del importe de la operación.
¿Es necesario formar al personal administrativo antes de la entrada en vigor?
Sí, y de hecho la falta de formación del personal que gestiona la facturación es una de las causas más frecuentes de incidencias en los primeros meses tras la entrada en vigor de una obligación de este tipo. Formar al equipo administrativo en el manejo del nuevo sistema, en la interpretación de los mensajes de error o rechazo y en el procedimiento a seguir ante una incidencia con un cliente o proveedor reduce significativamente el número de errores y acelera la resolución de los problemas que inevitablemente surgen durante el periodo de adaptación. Conviene también designar una persona de referencia dentro de la empresa que centralice las dudas y las incidencias relacionadas con la facturación electrónica.
¿Qué debo hacer si recibo un requerimiento de la Administración relacionado con mis facturas electrónicas?
Ante cualquier requerimiento relacionado con el cumplimiento de la facturación electrónica obligatoria, es fundamental responder dentro de plazo, aportar la documentación acreditativa de los sistemas y procesos utilizados, y analizar con detalle el alcance exacto de lo solicitado antes de remitir información, ya que una respuesta incompleta o mal enfocada puede derivar en actuaciones de comprobación más amplias de lo inicialmente previsto.
Caso práctico: requerimiento sobre facturas rechazadas de forma reiterada
Una empresa que acumula un número elevado de facturas rechazadas por incidencias de formato puede ser objeto de un requerimiento específico de la Administración tributaria, que en estos casos suele solicitar explicaciones sobre las causas del problema y las medidas correctoras adoptadas. Disponer de un registro interno de incidencias, con fecha de detección y fecha de subsanación, facilita enormemente la respuesta a este tipo de requerimientos y demuestra una actitud diligente frente a la obligación normativa.
¿Qué papel juega la conservación de las facturas electrónicas?
La facturación electrónica obligatoria no solo afecta al momento de la emisión y recepción, sino también al periodo de conservación posterior, durante el cual debe garantizarse la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de cada factura conforme a los plazos generales de prescripción tributaria. Una empresa que migre de sistema de facturación debe asegurarse de poder acceder a las facturas emitidas bajo el sistema anterior durante todo el periodo de conservación exigido, incluso después de haber dejado de utilizar dicha plataforma.
¿Cómo puede ayudarte LRB Tax & Legal / ValiTax?
La adaptación a la facturación electrónica obligatoria plantea dudas prácticas que conviene resolver antes de que se conviertan en incidencias con clientes, proveedores o con la propia Administración tributaria. Contar con un acompañamiento especializado que revise los sistemas de facturación, resuelva dudas de aplicación y prepare a la empresa ante posibles requerimientos resulta clave para transitar este cambio normativo sin sobresaltos. Si tu empresa ya se enfrenta a un requerimiento o comprobación relacionada con estas obligaciones, puedes contar con defensa ante la inspección de la AEAT desde el primer momento.
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