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Obligaciones fiscales y contables de una sociedad
Todo lo que una sociedad española tiene que hacer cada año, en un solo sitio: alta y censo, contabilidad y libros, cuentas anuales, declaraciones y consecuencias del incumplimiento.
1. Obligaciones censales
Toda sociedad debe obtener su NIF, darse de alta en el censo de empresarios mediante el modelo 036 y comunicar en él sus obligaciones periódicas, los regímenes por los que opta y el inicio efectivo de la actividad. Cualquier modificación posterior —cambio de domicilio, de objeto, de administrador, alta o baja de obligaciones, inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios— se comunica también por esta vía y en plazo.
El alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas es obligatoria desde el inicio, con exención en el impuesto durante los primeros períodos impositivos y para las entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios no alcanza el umbral legal, lo que no exime del alta censal en el epígrafe correspondiente.
2. Obligaciones contables
El Código de Comercio impone a todo empresario llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que permita el seguimiento cronológico de las operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. En la práctica, esto se concreta en:
- Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales.
- Libro de actas y libro registro de socios o de acciones nominativas.
- Legalización telemática de todos ellos en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
- Conservación de libros, correspondencia y justificantes durante seis años desde el último asiento, plazo que conviene ampliar cuando existan ejercicios no prescritos con posiciones sensibles.
La contabilidad no es solo una obligación mercantil: es la base de la que parte el Impuesto sobre Sociedades y el primer elemento que examina cualquier comprobación. Una contabilidad que no cuadra con las declaraciones presentadas es, por sí sola, un motivo de selección para inspección.
3. Cuentas anuales
El calendario es rígido y encadenado:
- Formulación por el órgano de administración, dentro de los tres meses siguientes al cierre.
- Auditoría, cuando la sociedad supera durante dos ejercicios consecutivos dos de los tres umbrales legales de activo, cifra de negocios y número medio de trabajadores.
- Aprobación por la junta general ordinaria, dentro de los seis meses siguientes al cierre, con acuerdo sobre la aplicación del resultado.
- Depósito en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la aprobación.
Junto a las cuentas se deposita, cuando procede, el documento de identificación del titular real y la declaración sobre el período medio de pago a proveedores.
4. Obligaciones tributarias periódicas
Dependen de la actividad y del tamaño, pero el núcleo común de una sociedad operativa es: IVA (modelos 303, 349 y 390), retenciones (111, 115, 123 y sus resúmenes anuales), Impuesto sobre Sociedades (200 y pagos fraccionados 202) y declaraciones informativas (347, 232 y las que correspondan). El detalle y los plazos están en el calendario fiscal de la empresa.
Con determinado volumen de operaciones se activan obligaciones adicionales: liquidación mensual de IVA, Suministro Inmediato de Información, y en grupos internacionales el Country-by-Country Reporting.
5. Obligaciones documentales específicas
- Documentación de operaciones vinculadas, disponible a la finalización del plazo de declaración, no cuando llegue el requerimiento.
- Facturación conforme al Reglamento de facturación, con los requisitos de contenido y los plazos de expedición y remisión.
- Justificación de la afectación de los gastos deducidos y de la realidad de los servicios recibidos.
- Soporte de los incentivos aplicados —deducciones, reservas, regímenes especiales— y de sus compromisos de mantenimiento.
6. Qué pasa si no se cumple
| Incumplimiento | Consecuencia principal |
|---|---|
| Declaración presentada tarde sin requerimiento | Recargo del artículo 27 de la LGT, sin sanción |
| Dejar de ingresar detectado por la Administración | Liquidación con intereses más sanción desde el 50% de la cuota |
| Declaración informativa omitida o incorrecta | Sanción propia según número de datos, con mínimo por declaración |
| Falta de documentación de operaciones vinculadas | Sanción autónoma del artículo 18.13 de la LIS |
| No depositar cuentas anuales | Cierre de la hoja registral y posible sanción administrativa |
| Abandono de la sociedad sin liquidar | Posible derivación de responsabilidad al administrador |
Esta guía describe el marco general aplicable a una sociedad de capital española. Los umbrales, plazos e importes concretos se modifican con frecuencia y pueden variar según la normativa foral o autonómica. Verifique siempre la norma vigente en el ejercicio de que se trate o consúltenos.
Obligaciones de una sociedad
¿Una sociedad sin actividad tiene obligaciones?
Sí. Debe seguir presentando el Impuesto sobre Sociedades, las autoliquidaciones periódicas mientras esté dada de alta en ellas, legalizar libros, formular y depositar cuentas anuales. Si la actividad ha cesado de forma definitiva, lo correcto es disolver y liquidar ordenadamente y darla de baja, no dejarla inactiva: el abandono es precisamente el supuesto que fundamenta buena parte de las derivaciones de responsabilidad al administrador.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
El Código de Comercio fija seis años desde el último asiento para libros y justificantes. A efectos tributarios, el plazo relevante es el de prescripción de cuatro años, que se reinicia con cada actuación con conocimiento formal del obligado. Hay una excepción importante: la documentación que acredita créditos fiscales —bases imponibles negativas y deducciones pendientes— debe conservarse mientras esos créditos puedan aplicarse o comprobarse, muy por encima de los plazos ordinarios.
¿Cuándo está obligada a auditarse una sociedad?
Cuando durante dos ejercicios consecutivos supera dos de los tres umbrales legales referidos al total del activo, al importe neto de la cifra de negocios y al número medio de trabajadores. También existen supuestos de auditoría obligatoria por razón de la actividad, por percibir subvenciones o contratar con el sector público por encima de determinados importes, y por solicitud de la minoría en los términos previstos legalmente.
¿Quién responde del incumplimiento, la sociedad o el administrador?
En primer término la sociedad, que es el obligado tributario. Ahora bien, la Ley General Tributaria permite derivar la deuda al administrador en los supuestos de sus artículos 42 y 43: infracciones cometidas por la sociedad con su intervención o consentimiento, cese de actividad sin atender las obligaciones pendientes, o colaboración en la ocultación de bienes. Es una responsabilidad personal y patrimonial que conviene tomar en serio.
¿Se puede regularizar voluntariamente un ejercicio mal presentado?
Sí, y casi siempre conviene. Mientras no haya requerimiento previo de la Administración, la presentación de una declaración complementaria genera únicamente el recargo por extemporaneidad del artículo 27 de la LGT, sin sanción. Detectarlo a tiempo es exactamente el objetivo de una revisión fiscal preventiva.
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